Suhtlus projektis on see, mis teeb või lõhub tootmisprojekti — pärast enam kui 10 aastat tootmisettevõtetes tehniliste projektide juhtimist olen näinud ühte korduvat mustrit — projektid ei ole graafikus mitte sellepärast, et tehnika alt veab, vaid sellepärast, et info ei jõua õigel ajal õige inimeseni.
Graafik võib olla laitmatu. Seadmed on tellitud. Meeskond on kohal. Aga kui suhtlus ei toimi, hakkab projekt vaikselt uppuma — sageli juba enne, kui keegi sellest aru saab.
Siin on neli kõige sagedamat suhtlusprobleemi tootmisprojektides — ja mida nendega ette võtta.
1. Probleemidest räägitakse liiga hilja
Tarnija hilineb juba nädal, alltöövõtjal on tehniline probleem lahendamata, aga projektijuht saab teada alles siis, kui paigaldus pidi algama. Selleks hetkeks on ajaaken kadunud.
Praktikas juhtub see sageli sellepärast, et inimesed loodavad probleemi ise ära lahendada enne, kui sellest rääkida. Kavatsus on hea, aga tulemus on halb — projektijuht kaotab reageerimisaja, mida ta oleks vajanud alternatiivide leidmiseks.
Mida teha: loo keskkond, kus halbade uudistega tullakse varakult välja. Probleemi varjamine ei peata seda — see lihtsalt annab vähem aega reageerimiseks.
2. Osapooled räägivad üksteisest mööda
Klient arvab, et lahendus on kokku lepitud. Alltöövõtja arvab vastupidist. Mõlemad on veendunud, et neil on õigus — ja mõlemad viitavad erinevale e-kirjale või koosolekule.
See on klassikaline olukord, kus koosolekul öeldu ja kirja pandud kokkulepe on erinevad asjad. Tootmisprojektides, kus ühe seadme spetsifikatsioon võib muutuda kümme korda, on kirjalik kinnitus hädavajalik.
Mida teha: kõik kokkulepped pannakse kirja ja kinnitatakse. Suuline kokkulepe ei ole kokkulepe — see on lihtsalt vestlus, mis unustatakse.
3. Halbu uudiseid ei juleta edastada
Meeskonnas tekib hirm reaktsiooni ees — ja nii jõuab probleem juhtideni alles siis, kui see on juba kriis. See on üks kulukamaid suhtlusvigu, mida tootmisprojektides esineb.
Hirm ei teki õhust — see on sageli õpitud käitumine. Kui varasemalt on halbade uudistega toomine kaasa toonud karistuse või kriitika, siis järgmine kord oodatakse kauem. Projektijuhi ülesanne on seda mustrit aktiivselt murda.
Mida teha: projektijuht peab ise näitama, et probleemidest rääkimine on oodatud, mitte karistatav. Avatus algab ülevalt.
4. Vastutus on hägune
Kui pole selge, kes kellele ja millal infot edastab, kukuvad olulised detailid lihtsalt vahele. Mitte pahatahtlikult — lihtsalt sellepärast, et keegi eeldas, et teine tegeleb sellega.
Tootmisprojektides osaleb sageli mitu osapoolt korraga — klient, projektijuht, alltöövõtjad, tarnijad, paigaldajad. Kui infovahetuse reeglid pole selgelt paigas, tekib olukord, kus kõik eeldavad, et teine on juba teavitanud.
Mida teha: defineeri projekti alguses selgelt, kes vahetab infot kellega ja mis sagedusega. See hoiab info liikumise selgena kogu projekti vältel.
Hästi juhitud suhtlus ei tähenda rohkem koosolekuid
See tähendab, et igal osapoolel on õige info käes siis, kui ta seda vajab. Projektid, kus info liigub kiiresti ja ausalt, lõpevad harvem hilinemisega ja sagedamini kliendi naeratusega.🙂
Production Projects OÜ aitab tootmisettevõtetel juhtida tehnilisi projekte nii, et suhtlus on selge, vastutus on paigas ja probleemid tulevad lauale varakult — mitte liiga hilja.